El DeCA para empresas extranjeras se convierte en una cuestión relevante para las compañías internacionales que realizan actividades de transporte por carretera en España. La digitalización de las obligaciones administrativas no afecta únicamente al desplazamiento de trabajadores: también está transformando la documentación exigida en el transporte de mercancías y viajeros.

El Documento Electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA, permite documentar digitalmente determinados servicios de transporte realizados por carretera y facilita el acceso a la información por parte de las autoridades durante una inspección.

Aunque el DeCA y el desplazamiento de trabajadores responden a normativas diferentes, ambas obligaciones pueden coincidir cuando una empresa extranjera desplaza personal a España y, al mismo tiempo, organiza o realiza servicios de transporte.

¿Qué es el Documento Electrónico de Control Administrativo?

El Documento Electrónico de Control Administrativo es un documento digital que recoge la información necesaria para identificar y controlar determinados servicios de transporte por carretera.

Su implantación forma parte del proceso de digitalización del sector del transporte y persigue varios objetivos:

• sustituir la documentación administrativa en papel;
• facilitar la conservación y consulta de los documentos;
• agilizar las inspecciones de transporte;
• mejorar la trazabilidad de los servicios;
• reducir errores en la cumplimentación de la información.

El documento debe generarse antes de realizar el servicio cuando resulte exigible y debe mantenerse disponible en formato electrónico para su consulta.

¿Cuándo puede afectar el DeCA a una empresa extranjera?

El DeCA para empresas extranjeras puede resultar aplicable cuando una compañía establecida fuera de España participa en una operación de transporte sometida a la normativa española (cabotaje).

No es suficiente con comprobar dónde está domiciliada la empresa. Debe analizarse la naturaleza del transporte, el recorrido efectuado, las partes que intervienen y las características concretas del servicio.

Entre las empresas que deberían revisar esta obligación se encuentran:

• empresas extranjeras que realizan transportes por carretera en España;
• operadores logísticos que organizan servicios dentro del territorio español;
• compañías que contratan transportistas para mover mercancías entre centros situados en España;
• empresas de transporte de viajeros que prestan servicios en territorio español;
• empresas de instalación, montaje o mantenimiento que transportan materiales y equipos;
• empresas internacionales con establecimientos, obras o proyectos temporales en España.

La obligación de emitir el documento no surge únicamente por desplazar trabajadores. El elemento determinante es la existencia de un servicio de transporte sujeto a la normativa correspondiente.

DeCA y desplazamiento de trabajadores: dos obligaciones diferentes

Es importante diferenciar la documentación laboral del desplazamiento y la documentación administrativa del transporte.

Cuando una empresa establecida en otro país envía temporalmente trabajadores a España, puede tener que cumplir obligaciones como:

• realizar la comunicación de desplazamiento;
• conservar los contratos de trabajo;
• disponer de los documentos de Seguridad Social;
• acreditar las condiciones laborales aplicadas;
• presentar determinada documentación ante la inspección de trabajo;
• cumplir las exigencias de prevención de riesgos laborales.

Estas obligaciones regulan la relación laboral y la prestación temporal de servicios de los trabajadores desplazados.

El DeCA, en cambio, documenta el servicio de transporte por carretera.

Por tanto:

• el desplazamiento de trabajadores se refiere a la actividad laboral;
• el DeCA se refiere a la actividad de transporte;
• ambas obligaciones pueden coexistir;
• el cumplimiento de una no sustituye a la otra.

Ejemplo de una empresa extranjera que trabaja en España

Una empresa alemana desplaza a cinco técnicos para instalar maquinaria en una fábrica española.

Los trabajadores viajan a España para ejecutar los trabajos y la empresa envía, además, herramientas, piezas y equipos necesarios para la instalación.

Desde el punto de vista laboral, la empresa deberá comprobar si tiene que comunicar el desplazamiento de los técnicos y qué documentación debe conservar durante la prestación del servicio.

Desde el punto de vista del transporte, deberá analizar:

• quién organiza el traslado de los materiales;
• quién contrata al transportista;
• si el transporte se realiza con medios propios o ajenos;
• el origen y el destino de las mercancías;
• si se trata de un transporte sujeto a la obligación documental;
• quién debe generar y conservar el DeCA.

El hecho de que las mercancías estén relacionadas con un trabajo de instalación no elimina automáticamente las obligaciones propias del transporte. Por ese motivo es importante diferenciar entre el desplazamiento de trabajadores y el DeCA.

¿Qué información incluye el DeCA?

El documento debe permitir identificar adecuadamente la operación de transporte y a las partes que intervienen.

En función del tipo de servicio, puede incluir información relativa a:

• la empresa transportista;
• el cargador o contratante;
• el remitente;
• el destinatario;
• el vehículo y el remolque;
• el conductor;
• el lugar de origen;
• el lugar de destino;
• la mercancía transportada;
• las fechas previstas de carga y descarga;
• las observaciones o reservas;
• las modificaciones realizadas durante el servicio.

La información debe ser correcta y estar disponible electrónicamente durante la ejecución del transporte.

DeCA para transporte de mercancías

El transporte de mercancías es uno de los principales ámbitos de aplicación del documento de control digital.

Las empresas que realizan o contratan operaciones de transporte deben disponer de un procedimiento que permita:

• crear el documento antes del inicio del servicio;
• introducir los datos de todas las partes;
• identificar los vehículos y conductores;
• describir correctamente las mercancías;
• modificar la información cuando se produzca un cambio;
• conservar los documentos de forma organizada;
• facilitar su consulta durante una inspección.

Para conocer detalladamente el funcionamiento del documento puede consultarse la página sobre DeCA para transporte de mercancías.

Este enlace debería colocarse en la expresión exacta “DeCA para transporte de mercancías”, ya que es descriptiva y coincide con la temática de la página de destino.

DeCA para transporte de viajeros

La digitalización también afecta a determinados servicios de transporte de viajeros.

Las empresas que presten estos servicios deben analizar si están obligadas a disponer de una hoja de ruta o documento de control en formato electrónico y qué información debe estar disponible durante el trayecto.

La gestión digital facilita la identificación de:

• la empresa transportista;
• el vehículo;
• el conductor;
• el contratante del servicio;
• el origen y destino;
• las paradas previstas;
• el número de viajeros;
• las fechas y horarios del servicio.

Puede ampliarse esta información en la guía sobre DeCA para transporte de viajeros.

Esta sección es especialmente importante porque existe menos contenido especializado sobre el DeCA de viajeros y puede ayudar a SpanishWorkers.eu a posicionarse en búsquedas relacionadas.

¿Quién debe emitir el documento?

La responsabilidad de emitir o facilitar la información necesaria para el DeCA dependerá de la posición que ocupe cada parte dentro de la operación.

En una misma operación pueden intervenir:

• el transportista efectivo;
• el cargador contractual;
• el expedidor;
• el destinatario;
• un operador de transporte;
• una agencia;
• una empresa contratante.

Por este motivo, antes de iniciar una actividad en España conviene definir contractualmente quién recopilará la información, quién generará el documento y cómo se comunicará al transportista y al conductor.

La falta de coordinación entre las partes puede provocar documentos incompletos, datos incorrectos o ausencia de documentación durante una inspección.

¿Cómo debe mostrarse el DeCA durante una inspección?

El documento debe poder consultarse electrónicamente cuando lo soliciten los agentes o inspectores competentes.

No debería dependerse exclusivamente de una copia en papel. La solución utilizada debe garantizar que el documento pueda abrirse desde un teléfono móvil, una tableta, un ordenador u otro dispositivo autorizado.

Una plataforma digital adecuada también debe permitir:

• localizar rápidamente cada servicio;
• acceder mediante un enlace o código QR;
• comprobar el estado del documento;
• consultar las modificaciones;
• descargar el archivo;
• conservar un historial de las operaciones.

Plataforma DeCA para empresas extranjeras

Pretium Gestión ha desarrollado Plataforma DeCA, una solución online para generar, gestionar y conservar los documentos electrónicos de control administrativo.

La plataforma está diseñada para facilitar el cumplimiento documental tanto a empresas españolas como a compañías extranjeras que realizan o contratan transportes en España.

Entre sus funcionalidades se encuentran:

• creación guiada de documentos;
• gestión de mercancías y viajeros;
• reutilización de datos habituales;
• almacenamiento electrónico;
• consulta desde diferentes dispositivos;
• acceso mediante código QR;
• modificación y anulación de documentos;
• búsqueda y descarga de los servicios realizados;
• conservación organizada de la documentación.

La herramienta permite centralizar la información y reducir el riesgo de errores derivados del uso de formularios manuales o documentos dispersos.

Ventajas de digitalizar la gestión documental

La utilización de una plataforma especializada no solo permite cumplir una obligación administrativa.

También proporciona ventajas operativas:

• reduce el tiempo dedicado a cumplimentar documentos;
• evita introducir repetidamente los mismos datos;
• facilita la coordinación entre oficinas y conductores;
• permite encontrar rápidamente los servicios anteriores;
• mejora la trazabilidad;
• disminuye el uso de papel;
• facilita la preparación de una inspección;
• permite conservar los documentos en un único repositorio.

Para las empresas extranjeras, disponer de un sistema centralizado resulta especialmente útil, ya que la documentación puede gestionarse desde el país de origen y consultarse durante la actividad en España.

Errores frecuentes que deben evitarse

Entre los errores más habituales se encuentran:

• confundir el DeCA con la comunicación de desplazamiento de trabajadores;
• considerar que las empresas extranjeras nunca están afectadas;
• generar el documento después de haber iniciado el servicio;
• introducir información incompleta;
• no identificar correctamente al contratante;
• utilizar datos diferentes en los documentos de las distintas partes;
• no conservar las modificaciones;
• depender exclusivamente de una copia en papel;
• no comprobar que el conductor puede acceder al documento.

La implantación de un procedimiento interno antes del inicio de los servicios reduce considerablemente estos riesgos.

Preguntas frecuentes sobre el DeCA para empresas extranjeras

¿Todas las empresas extranjeras que trabajan en España necesitan un DeCA?

No. La obligación no se genera por el simple hecho de trabajar en España. Debe existir una operación de transporte sujeta a la normativa que exige el documento.

¿El DeCA sustituye la comunicación de desplazamiento de trabajadores?

No. Son obligaciones independientes. La comunicación de desplazamiento pertenece al ámbito laboral y el DeCA al ámbito del transporte.

¿Una empresa de instalación puede estar afectada?

Sí, dependiendo de cómo se organice el transporte de materiales, herramientas o equipos y de las características de la operación.

¿El documento puede llevarse en papel?

La finalidad del sistema es que la información esté disponible en formato electrónico. La empresa debe garantizar que pueda consultarse durante una inspección.

¿Se utiliza el mismo documento para mercancías y viajeros?

No necesariamente. Los datos y la estructura documental dependen del tipo de transporte realizado.

¿Puede gestionarse desde el extranjero?

Sí. Una plataforma online permite preparar y conservar la documentación desde cualquier país, siempre que el conductor o la persona responsable pueda acceder a ella durante el servicio.

Conclusión

El DeCA para empresas extranjeras forma parte de la digitalización de las obligaciones administrativas del transporte por carretera en España.

Las compañías internacionales que desplazan trabajadores, transportan mercancías, organizan servicios logísticos o prestan transporte de viajeros deben analizar por separado sus obligaciones laborales y las correspondientes al transporte.

Una revisión previa de cada operación, acompañada de una herramienta digital adecuada, permite evitar errores documentales y facilita la respuesta ante una inspección.

Para conocer cómo generar y conservar esta documentación puede consultarse Plataforma DeCA